چیستا

مقدمه

 سامانه‌ی مدیریت نشریات الکترونیکی چیستا با هدف ایجاد امکانات و بستر مناسب دیجیتالی به منظور طراحی سایت مجلات به دو زبان فارسی و انگلیسی (و در صورت نیاز سایر زبان‌ها)، مدیریت فرایندهای کاری یک نشریه از قبیل مدیریت اعضا و داوران و هیأت‌تحریریه، ارسال مقالات به صورت آنلاین، اصلاح مقالات، بررسی و تایید نهایی مقالات، داوری مقالات و انتشار الکترونیکی شماره‌های مجلات ایجاد شده است. در طراحی این سامانه از استانداردها و قواعد شناخته شده و بین‌المللی مدیریت‌نشریات (نظیر سامانه‌های Editorial Manager و BEPress) و همچنین تجربیات کارشناسان و اساتید دانشگاه تهران که سردبیر نشریات بین‌المللی بوده‌اند بهره گرفته شده است. این سامانه هم‌اکنون مورد استفاده تعداد قابل توجهی از تشریات علمی‌پژوهشی و دانشگاهی از جمله بالغ بر هفتاد نشریه‌ی فعال دانشگاه تهران قرار گرفته است.

امکانات سامانه

در اين قسمت به معرفی امکانات و قابلیت‌های موجود سامانه پرداخته و توضيحاتی اجمالی جهت آشنايي بيشتر با اين مشخصات ارائه خواهد شد:

مبتنی بر وب
در سامانه‌ی چیستا تمام فرآيند‌ها از قبيل ارسال مقاله، داوری و تایید نهایی و انتشار آن از طريق وب انجام می‌شود. اين قابليت به کاربران کمک خواهد کرد تا در هر جايي که به اينترنت دسترسی دارند، بتوانند نسبت به ارسال مقالات خود، آگاهی از آخرین وضعیت آن و یا داوری مقالات اقدام کنند.

مبتنی بر کارتابل
از دیگر قابلیت‌های این سامانه مبتنی بر کارتابل بودن آن است.هر يک از کاربران سامانه براساس نقشی که در جريان فرآيند دارند، دارای کارتابل اختصاصی خود بوده و مقالات مربوط به آنها در آنجا قابل مشاهده است. کاربر می‌تواند مقالات را با توجه به وضعيتی که در چرخه‌داوری داشته و نيز ساير اطلاعات مرتبط آنها و اعمالی که سامانه امکان اجرای آنها را در اين وضعيت فراهم کرده، مشاهده نمايد و بدين ترتيب نقش خود را در چرخه داوری ايفا کند.

چند‌زبانگی در سطح داده و واسط‌کاربر
يکی از قابليت‌های عمومی اين سامانه (و بسیاری از سامانه‌های دیگر تولیدی شرکت مدار‌گسترش)، چند‌زبانه بودن آن، چه در سطح واسط‌کاربری و چه در سطح اطلاعات ذخیره و بازیابی شده می‌باشد. در حال حاضر کاربران می‌توانند هم به‌صورت فارسی و هم به‌صورت انگليسی از این سامانه استفاده نمايند که اين قابليت قابل بسط به چندين زبان نيز خواهد بود. با تغيير زبان سامانه، علاوه بر تغيير زبان واسط کاربر زبان داده‌های موجود در سامانه نيز (در صورت ورود اطلاعات چند زبانه) تغيير خواهد کرد. این امکان وجود دارد که یک نشریه تک‌زبانه و یا چندزبانه تعریف شود و در این صورت اطلاعات مقاله‌ی ارسالی به صورت تک‌زبانه و یا چند‌زبانه از کاربر گرفته می‌شود. به علاوه امکان تعیین زبان ارسال نامه‌های خودکار سامانه به کاربران نیز وجود دارد.

امکان سفارشی‌سازی گردش‌کار
اين سامانه مبتنی بر یک ماژول گردش‌کار توليد شده است و سفارشی‌سازی گردش‌کاری بر اساس نیاز مشتری قابل انجام است. با این وجود چرخه‌ی کاری پیش‌فرض سامانه بسیاری از چرخه‌ها را پوشش می‌دهد و لذا نیاز به تغییر را به حداقل می‌رساند.

امکان سفارشی‌سازی فرم‌های داوری
سامانه‌ی چیستا دارای یک موتور قدرتمند تولید فرم‌های سفارشی است. فرم‌های داوری (مربوط به داوری و بازبینی اولیه) به تفکیک نشریه و توسط مدیر اجرایی هر نشریه قابل سفارشی‌سازی است. درواقع این سامانه به همراه یک زیرسامانه‌ی Form Generator عرضه می‌شود که می‌توان در آن به سهولت فرم‌های دلخواه داوری را طراحی کرد.

پشتيبانی از چند ارگان و در هر ارگان چند نشريه
اين سامانه امکان استفاده در ادارات و مراکز علمی‌ای که شامل چندین سازمان و هر سازمان نیز دارای چندین نشریه است را دارد. نويسندگان مقالات می‌توانند برای نشريات مختلف که در سازمان‌های مختلف در اين سامانه تعريف شده، مقاله ارسال کنند و سامانه، چرخه داوری را برای هر يک از آنها اجرا خواهد کرد. قابل توجه است که از آنجایی که این سامانه به‌صورت ذاتی از تعداد نامحدود نشریه‌ پشتیبانی می‌کند، برای ارسال مقاله به هر نشریه در یک سازمان نیاز به ثبت‌نام مجدد نیست و به‌علاوه به دلیل همین یکپارچگی، امکان جستجو و گزارش‌گیری یکپارچه بر روی تمامی نشریات وجود دارد.

امکان ايجاد شماره ويژهاز جمله ويژگی‌های قابل ذکر در اين سامانه، امکان ايجاد شماره ويژه برای يک نشريه می‌باشد. به اين ترتيب نويسندگان مقالات می‌توانند در صورت تمايل، مقالات خود را برای شماره ويژه آن نشريه ارسال نمايند و سردبير نشريه، شماره ويژه مورد‌نظر را پس از بسته شدن روی سايت منتشر خواهد کرد. در شکل زیر نمای بخش مدیریت یک شماره را مشاهده کنید.

مبتنی بر استاندارد امنيتی RBAC

از جمله مشخصات اين سامانه معماري امنيتي آن است که مبتنی بر استاندارد RBAC  طراحي و پياده‌سازي شده است و به توسعه‌دهنده اجازه مي‌دهد تا برای انواع عمل‌هايي كه در سامانه اتفاق مي‌افتد، سطح دسترسي معين تعريف كند. اين سامانه دسترسي كاربران را در استفاده يا ديدن انواع عمل‌ها (همچون منوها و دکمه‌ها) محدود مي‌سازد. در اين سامانه هر زمان که کاربر عملي انجام دهد که نياز به دسترسي خاصي داشته باشد، ابتدا هويت او شناسايي شده و در صورت نياز درخواست ورود نام‌کاربري و کلمه‌عبور به او داده مي‌شود؛ سپس در صورت داشتن دسترسي مورد‌نظر امکان انجام عمل به او داده مي‌شود.

امکان سفارشی‌سازی متن نامه‌های الکترونيکیاز قابليت‌های حیاتی یک سامانه‌ی مدیریت نشریات علمی، ارسال ایمیل‌هایی مشخص به کاربران درگیر در فرایند ارسال و داوری یک مقاله است. سامانه‌ی چیستا بیش از ۳۰ نوع ایمیل مختلف آگاهی‌دهنده را در فواصل مختلف کاری (مثلا پس از ارسال مقاله به نویسندگان و سردبیر، پس از داوری به دبیر، پس از تأیید به نویسنده، در صورت تأخیر داور یا دبیر به‌صورت خودکار به آن‌ها و ...) ارسال می‌کند.
این امکان وجود دارد که ایمیل‌های کلی سامانه به‌طور کلی و ایمیل‌های هر نشریه توسط مدیر همان نشریه ویرایش شوند.

استفاده از   ITO-Citadel®
فراهم‌سازی محرمانگی، در سامانه‌ی نشريه‌ی الکترونيکی چیستا، مبتنی بر مولفه سيتادل می‌باشد. سيتادل يک مؤلفه‌ی امنيتی مبتنی بر استاندارد RBAC است که توسط شرکت مدار گسترش تهيه شده است. اين مؤلفه امکان مديريت کاربران را در حوزه‌ها وکارکردهای مختلف، به صورت متمرکز پشتيبانی نموده و امکان دسترسی کاربران سامانه را در حوزه‌ها و زمان‌های مختلف کنترل می‌کند.

پشتيبانی از قالب‌های مختلف مقالات و امکان توليد  PDF

از جمله ويژگی‌های مهم اين سامانه پشتيبانی از قالب‌های مختلف مقالات مانند Doc،TeX  و Docx می‌باشد. نويسنده می‌تواند مقالاتی با قالب‌های نام برده را ارسال کند و سامانه قادر است تا به‌طور خودکار فايل PDF مقالات ارسالی را ايجاد نموده و به کاربر ارائه دهد.

قابلیت محتوای صفحات وب‌سایت
راهبر سامانه امکان مدیریت کامل بر محتوا، منوها و آگهی‌های صفحات را از طریق قسمت مدیریت صفحات در کارتابل خود دارد به‌طوری‌که با ورود به این بخش عنوان و متن صفحه به دو زبان فارسی و انگلیسی، و نیز امکان پنهان یا آشکارسازی متن به آسانی امکان‌پذیر است.
چیستا علاوه بر یک سامانه‌ی مدیریت نشریات، از یک زیرسیستم CMS چابک نیز بهره می‌برد که به کمک آن می‌توان صفحات مختلف وب‌سایت نشریه را ویرایش کرد یا صفحات جدید (مثلا درباره‌ی نشریه، پرسش‌های متداول، تماس با ما، پایگاه‌های نمایه‌شونده، راهنمای داور، راهنمای نویسنده، تبلیغات و ...) ایجاد کرد. این صفحات می‌توانند در منوی بالا یا منوی کناری وب‌سایت و یا حتی در باکس‌های طرفین سایت ظاهر شوند.

مدیریت اخبار وب‌سایت توسط مدیر سامانه
مدیر هر نشریه به‌طور مجزا و مدیر کل سامانه به طور خاص این امکان را دارند که خبرهای صفحه‌ی اصلی هر نشریه و همچنین صفحه‌ی اصلی سامانه را مدیریت کنند. خبرها می‌توانند به صورت عادی و یا مهم انتشار یابند تا در صورت نیاز توجه کاربران را به خود جلب کند.

قابلیت نمایش تعداد دریافت به مقالات
سامانه چیستا قابلیت نمایش برخی اقلام آماری از جمله تعداد دریافت مقالات را دارد. به‌علاوه در این سامانه صفحه‌ای برای نمایش ۱۰ مقاله‌ی پرخواننده‌ی وب‌سایت پیش‌بینی شده است.

امکان داوری مقالات به دفعات نامحدود

در صورت صلاحدید سردبیر، یک مقاله به دفعات نامحدود می‌تواند به نویسنده برگشت داده شود تا مورد اصلاح قرار گیرد.

تاریخچه
کاربران سامانه بر اساس سطح دسترسی خود امکان مشاهده تاریخچه‌ی کاملی از مقالاتی که در چرخه نشریه قرار گرفته‌اند را دارند. بدین‌سان مشخص است که هر مقاله در چه تاریخی ارسال شده، چندبار و در چه زمان مورد بازبینی قرار گرفته، چه داورانی و در چه زمانی آن‌را داوری کرده‌اند، چه دبیر یا دبیرانی مقاله را در دست داشته‌اند و مواردی از این دست.

امکان یکپارچگی با سایر سامانه‌های سازمانی
سامانه‌ی چیستا امکان یکپارچگی با سایر سامانه‌های یک سازمان را داراست. به‌عنوان مثال در حال حاضر این سامانه با سامانه‌ی مدیریت رزومه و ارتقای اعضای هیأت علمی دانشگاه تهران یکپارچه شده و مقالات چاپ شده در سامانه توسط یکی از اعضا را به اطلاع سامانه‌ی رزومه می‌رساند.

ورود اطلاعات کامل هیات‌تحریریه نشریاتدر این سامانه راهبر، امکان ورود اطلاعاتی همچون نقش، سازمان و تحصیلات، تصویر، تلفن، موبایل، رایانامه (ایمیل)، فکس، وب‌سایت هیات‌تحریریه، سردبیر، دبیر و مدیر داخلی نشریه را دارد. بدین‌ترتیب اعضای هیأت‌تحریریه به‌ترتیب دلخواه و با بیان نقش و تمامی مشخصات آن‌ها به بازدیدگنندگان و پژوهشگران معرفی می‌شوند.

اشتراک ایمیلی یا مبتنی بر RSS برای یک یا چند نشریه منتخب

در این سامانه می‌توان با اشتراک در فرمت برخط نشریه از امکان Alert بهره برد. در این صورت به محض انتشار یک شماره‌ی جدید نشریه، به طور خودکار ایمیلی از طرف سامانه به مشترک ارسال می‌شود که حاوی نام مقالات و لینک آن‌هاست. عضویت در RSS مبتنی بر وب، به کاربران اجازه می‌دهد که آخرین شماره‌ی چاپ شده مجله شامل عنوان مقالات، چکیده و فایل تمام‌متن را بدون مراجعه به سایت مجله و با استفاده از برنامه‌های خبرخوان یا فیدخوان به‌طور خودکار و با صرف زمان کمی مطالعه نمایند.

ارسال خودکار ایمیل به تمامی نقش‌های سامانه
نویسنده اين امکان را دارا می‌باشد تا در چند گام از چرخه‌داوری ایمیل دريافت نمايد. اين قابليت به اين منظور درنظر‌گرفته شده است تا نویسنده بتواند علاوه‌بر آگاهی از وضعيت مقاله خود با توجه به اطلاعاتی که در کارتابل خود در سامانه مشاهده می‌نمايد، اطلاعات تکميلی نيز در اين زمينه دريافت نمايد. همچنین داور(ان) نیز اين امکان را دارا می‌باشند تا در چند گام از چرخه داوری ایمیل دريافت نماييد.

تصحیح خودکار نویسه‌های مشابه (نظیر ک و ی و همچنین اعراب‌ها)
در این سامانه برای جستجوی مشخصات و نویسندگان مقالات، کاراکترهای شبیه‌به‌هم در زبان فارسی و عربی به‌صورت خودکار تشخیص داده شده و مورد بازیابی قرار می‌گیرند و نیز سرهم و یا جدا نوشتن کلمات در فیلد جستجو تفاوتی نمی‌کند و در هر صورت، دو نوع نوشتاری در جستجو لحاظ می‌شود برای مثال هیچ تفاوتی بین نتایج بازیابی شده برای نام «علیرضا» و «علی رضا» وجود نخواهد داشت.

نمایش داورانی که در یک شماره داوری کرده‌اند
سامانه‌ی چیستا امکان ارائه‌ی گزارش از داورانی که در یک شماره داوری کرده‌اند را دارد. به‌علاوه از آنجایی که برخی نشریات در ازای داوری مقالات خود، وجهی را به داور پرداخت می‌کنند، در این سامانه امکان گرفتن اطلاعات کامل بانکی داوران گنجانده شده است.

شماره در دست چاپ
این سامانه امکان نمایش یک شماره پیش‌از‌چاپ آن بر روی وب‌سایت را به کاربران می‌دهد. شماره‌ی در دست چاپ در واقع شماره‌ای است که هنوز چاپ یا منتشر نشده، ولی برخی مقالات آن قطعی شده‌اند و بر روی وب‌سایت قابل نمایش می‌باشند.

امکان جستجوی تمام‌متن در محتوای مقالات
این سامانه امکان جستجوی تمام‌متن در تمامی فیلدهای مقاله از عنوان، کلمات کلیدی و چکیده، تا متن‌کامل و نویسندگان را می‌دهد.

ذخیره کردن همه فایل‌های اصلی و اصلاحی در یک پرونده
در هنگام ورود اطلاعات مقاله جدید امکان ضمیمه‌کردن فایل‌های مختلفی همچون متن ضمیمه، فایل تصاویر، فایل جداول، و متن اصلی مقاله وجود دارد. به‌علاوه فایل ارسالی می‌تواند به فرمت‌های مختلفی همچون .doc .docx، .odt و یا .tex ارسال شود و سامانه به‌طور خودکار پیش از ارسال نهایی مقاله از کارتابل نویسنده، فایل MS Office یا Open Office و یا TeX را به فایل PDF تبدیل می‌کند.

امکان جستجوی یکپارچه بر روی تمامی مقالات پایگاهیکی از مزیت‌های مهم چیستا نسبت به سامانه‌های مشابه، پشتیبانی از چند نشریه به طور ذاتی است. بدین‌سان امکان جستجوی یکپارچه بر روی تمامی مقالات منتشر شده در تمامی ژورنال‌های سامانه به‌طور یکجا وجود دارد.

امکان نمایه‌شدن در پایگاه‌های خودکار نمایه‌ساز مانند Google Scholars

این سامانه امکان نمایه‌سازی خودکار مقالات نشریه در جستجوگر Google Scholars را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. پس از مدتی از انتشار نشریات و به‌طور خودکار، مقالات این سامانه در گوگل اسکالر نمایه خواهند شد.

امکان دریافت نظرات کلیه کاربران و انجام نظرسنجی در پایگاه
کاربران سامانه از طریق یک فرم امکان ارتباط به مدیر سامانه را دارند. در این فرم خطاها و یا مشکلات احتمالی و سؤال‌هایی که برای کاربران مطرح می‌شود، از مدیر سامانه پرسیده می‌شود.